KEBAHASAAN SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS

 

 

A.      Kebahasaan Surat Pribadi

Surat pribadi memiliki ciri yang khas untuk mengungkapkan maksud penulis. Biasanya, antara surat pribadi satu dengan surat pribadi yang lainnya memiliki kebahasaan yang berbeda. Tergantung maksud dari si penulis surat. Misalnya, dalam penulisan bagian pembuka surat. Dalam surat pribadi, bagian pembuka surat lebih bersifat santai dan akrab. Perlu diingat, walaupun surat pribadi kebahasaannya lebih bersifat santai dan akrab namun tetap ada etika dan sopan santun dalam menulis surat tersebut. Perhatikan contoh berikut.

Salam pembuka

Salam	Penerima Surat
Salam semangat pelajar!	Teman sebaya
Salam sayang untuk Bunda	Orang tua

 

Kalimat pembuka

Kalimat pembuka paragraf pertama	Penerima surat
Apa kabarmu, Ozi?	Teman sebaya
Bunda, Gia merindukan Bunda.	Orang tua

 

Kalimat penutup surat

Penutup surat	Penerima surat
Sekian dulu, kutunggu balasanmu.	Teman sebaya
Terima kasih sudah menginzinkan Gia mengikuti pelatihan ini. Gia akan segera pulang.	Orang tua

 

Salam penutup

Salam akhir	Penerima surat
Sahabatmu,	Teman sebaya
Buah hati Bunda,	Orang tua

 

Perlu diketahui bahwa salam pembuka dan kalimat pembuka paragraf memiliki perbedaan, yaitu salam pembuka berisi sapaan kepada penerima surat.  Sedangkan kalimat pembuka surat adalah kalimat yang mengawali isi surat dapat juga dikatakan sebagai pengantar sebelum penulis  menyampaikan isi surat. Sama halnya kalimat penutup dan salam penutup pada surat.

 

B.      Kebahasaan Surat Dinas

Bahasa yang digunakan dalam surat dinas, sebaiknya juga bersifat resmi yaitu menggunakan bahasa baku ragam resmi. Cermatilah pedoman kebahasaan penulisan surat dinas berikut ini.

1.       Kepala surat

Hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan kepala surat adalah sebagai berikut.

(1)    Hendaknya dihindari penggunaan singkatan, misalnya jalan menjadi jl. atau telepon menjadi tlp.

(2)    Kepala surat disusun secara efisien. Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan alamat surat tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan sesuatu yang mubazir.

(3)    Tidak perlu menggunakan tanada titik dua ( : ) di antara kata telepon.

Contoh:

salah

SMP MUTIARA Jl. Mutiara Nomor 2, Banda Aceh, telepon: 55446677

 

benar

SMP MUTIARA Jalan Mutiara 2, Banda Aceh, 55446677

 

2.       Nomor Surat

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:

(1)     Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital

(2)    Kata nomor sebaiknya tidak disingkat

(3)    Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik

Contoh:

Nomor: 111/VII/SMPN3/2021 (tidak diakhiri tanda titik)

 

3.       Tanggal surat

(1)    Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

(2)    Angka tahun tidak boleh disingkat

(3)    Pada akhir keterangan tidak dibubuhi tanda titik

(4)    Jika sudah ada kop surat, tidak perlu mencantumkan nama kota

Contoh:

       salah

29 November ‘99

 

       salah

11 Sept 2000

      

 

       benar

31 Maret 2021

 

4.       Lampiran

(1)    Huruf awal kata lampiran ditulis menggunakan huruf kapital

(2)    Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat

(3)    Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka. Pilih salah satu saja.

(4)    Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh:

Lamp.            : satu berkas        (salah)

Lampiran      : 1 (satu) helai     (salah)

Lampiran      : 1 berkas             (benar)

Lampiran      : dua berkas         (benar)

 

5.       Hal

Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisan hal surat adalah sebagai berikut.

(1)    Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat

(2)    Huruf pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital

Contoh:

Hal     : Undangan Rapat Hal     : Permohonan Penggunaan Ruang

 

6.       Alamat Surat

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat adalah sebagai berikut.

(1)    Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi yth.

(2)    Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital

(3)    Penulisan alamat tidak didahului kata kepada

(4)    Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada perseorangan

(5)    Gelar akademik dicantumkan

(6)    Pencantuman gelar akademik/pangkat dan kata sapaan, keduanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pecantumannya dipilih salah satu

(7)    Pemenggalan surat pada setiap barisnya hendaknya berdasarkan pada hubungan frasa

(8)    Akhir alamat tidak menggunakan tanda titik

Contoh:

                       salah

Yth. Bapak Direktur Jenderal Pajak Di Jalan Utama Sektor V, Bintaro Jaya, Tangerang Selatan

                      

                         benar

Yth. Direktur Jenderal Pajak Jalan Utama Sektor V, Bintaro Jaya, Tangerang Selatan

                                            

                                                 salah

Yth. Ibu Dr. Ruby Salmaa Lathifah, M.Pd. Jalan Teladan I, Suka Jaya, Ketapang

                                             

                                               benar

Yth. Dr. Ruby Salmaa Lathifah, M.Pd. Jalan Teladan I, Suka Jaya, Ketapang

 

7.       Salam pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai salam penghormatan terhadap pihak yang dituju. Cara penulisan salam pembuka yang benar adalah sebagai berikut.

(1)    Huruf awal pada salam pembuka ditulis menggunakan huruf kapital

(2)    Huruf awal kata hormat ditulis menggunakan huruf kecil

(3)    Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma

Contoh:

Dengan hormat,

 

8.       Paragraf pembuka

Paragraf pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah paragraf pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunan kata yang sesuai, dan ejaan yang benar.

Contoh penulisan paragraf pembuka yang benar:

(1)    Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara....

(2)    Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk....

(3)    Sehubungan dengan surat kami tanggal....

(4)    Menyambung surat kami tanggal....

(5)    Merujuk surat Saudara nomor ....

 

9.       Paragraf penutup

Paragraf penutup merupakan simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat kepada penerima surat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.

Contoh penutup surat:

(1)    Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.

(2)    Atas perhatian Saudara, saya mengucapkan terima kasih.

(3)    Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.

 

      Contoh kesalahan dalam paragraf penutup:

(1)    Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

(2)    Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.

 

10.   Salam penutup

Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam.

(1)    Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital

(2)    Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma

 

11.   Pengirim surat

Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/pengiriman surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat dibubuhi tanda tangan pengirim.

(1)    Pengiriman surat hendaknya disertai dengan identitas diri, misalnya jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.

(2)    Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.

(3)    Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh:

Hormat kami, Kepala SMP Negeri 3 Banda Aceh   (tanda tangan)   Rima Afriani, S.Pd., M.Pd. NIP. 19720519 199701 2 002